Minęło już ponad pół roku od wdrożenia RODO. Przez pierwsze miesiące w wielu polskich przedsiębiorstwach panował chaos związany z niezrozumieniem nowej sytuacji. Dla wielu z nich było to tylko niezrozumiałe rozporządzenie, które ciężko wdrożyć w życie.

Tymczasem jak donosi Rzeczpospolita, jedna z warszawskich firm jest pierwszą, która została ukarana za niespełnienie regulacji dot. przetwarzania danych osobowych RODO. Niepoinformowanie figurujących w bazie danych osób o przetwarzaniu i posiadaniu ich danych spowodowało, że Urzędu Ochrony Danych Osobowych nałożył na firmę karę w wysokości 943 tys. złotych. Co ważne, specjalnego komitetu w Urzędzie nie przekonało nawet tłumaczenie dot. wysokich kosztów operacji informowania klientów.

Jak wynika z opinii przedstawiciela UODO obowiązek informacyjny może być realizowany na różne sposoby, ale musi być zrealizowany skutecznie.

Co to znaczy dla klubów sportowych?

Minął już czas, w którym Urząd Ochrony Danych Osobowych przymykał oko na niektóre niedociągnięcia związane z danymi osobowymi osób fizycznych. W najbliższym czasie możemy spodziewać się kontroli także w mniejszych jednostkach takich jak kluby sportowe czy stowarzyszenia.

Podstawowym obowiązkiem, który należy spełnić jest Obowiązek Informacyjny, który powinien być zamieszczony w miejscu dostępnym dla wszystkich członków, zawodników i ich opiekunów. Idealnym miejscem do tego może być strona internetowa klubu. Ważne jest także, aby podczas rejestracji zawodników do klubu zawodnik czy opiekun akceptował Politykę Prywatności. Idealnym miejscem do zbierania takich zgód (i zapewnienia sobie zgodności z RODO) jest formularz zapisów online do klubu udostępniamy przez Szybkieskladki.pl

A co z zapisanymi już zawodnikami?

Jeżeli w klubie czy stowarzyszeniu mamy zapisanych zawodników, ale brakuje nam ich zgód na Polityce Prywatności, to wystarczy rozesłać do wszystkich zawodników link do zapisów z serwisu Szybkieskladki pod pretekstem uzupełnienia ich danych osobowych. Sam obowiązek Informacyjny możemy także spełnić rozsyłając do wszystkich zawodników informację wykorzystując mechanizm masowej wysyłki maili w systemie Szybkieskladki

Niezależnie od sytuacji klubu, zachęcamy wszystkich do rezygnacji z papierowej formy przechowywania danych i ew. konsultacji z prawnikiem w tej sprawie.