Skrót: W artykule opisaliśmy najczęstsze błędy w obrocie dokumentacji zawierającymi dane osobowe, czego się wystrzegać, na co uważać, przykłady nakładanych kar oraz korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów.
Skomplikowane przepisy nie zachęcają do wdrożenia RODO. Z tego względu wiele klubów sportowych w Polsce wciąż administruje danymi osobowymi niezgodnie z regulacjami RODO. Dodatkowo brak czytelnych informacji na ten temat oraz brak czasu samych zainteresowanych powoduje, że kluby nieświadomie narażają się na konsekwencje finansowe. Tydzień temu publikowaliśmy na naszym blogu artykuł o pierwszej karze nałożonej na przedsiębiorstwo, które nie postępowało z danymi osobowymi zgodnie z regulacjami RODO. Więcej tutaj https://szybkieskladki.pl/milion-zlotych-kary-za-rodo/
Aby ustrzec środowisko sportowe przed podobnymi sankcjami przygotowaliśmy instrukcję opisującą czego wystrzegać się posługując się danymi osobowymi zawodników czy ich opiekunów.
Najczęstszym błędem jaki spotykamy jest niewłaściwe przechowywanie danych w wersji papierowej. O ile w przypadku danych online wiele osób jest świadomych zagrożeń, o tyle w przypadku papierowych dokumentów większość zdaje się nie zauważać tego zagrożenia. Niektóre kluby sportowe wciąż drukują deklaracje zawodników wraz z ich danymi. Tymczasem kary związane z niewłaściwym przechowywaniem dokumentów papierowych mogą być równe tym, które dotyczą niewłaściwego przechowywania danych online.
1. NIGDY nie wyrzucaj dokumentów do kosza!
Wyrzucenie dokumentu z danymi osobowymi wiąże się z ryzykiem, że dostaną się one w niepowołane ręce. Jeśli w klubie mamy wiele papierowej dokumentacji, to radzimy zniszczyć je przy użyciu niszczarki o odpowiedniej klasie bezpieczeństwa lub przekazać wyspecjalizowanej firmie do zniszczenia.
2. NIE zostawiaj dokumentów na biurku
Niekontrolowany dostęp do danych osobowych w formie papierowej to częsty przypadek w klubach sportowych. Tymczasem do pomieszczeń administratora klubu wchodzi wiele osób (zawodników, opiekunów), które nie powinny mieć dostępu do takich danych. Wszystkie dokumenty radzimy przechowywać w zamkniętych szafach , aby nie mogły ich zobaczyć osoby nieuprawnione.
3. ZAMYKAJ dokumenty w szafce
Przechowywanie dokumentów w szafie bez zabezpieczeń w pomieszczeniu do którego dostęp ma wiele osób? Kluby, które dostosowały się już do regulacji prawnych, trzymają je w zamykanych na klucz szafkach w pomieszczeniach do których dostęp jest ograniczony i kontrolowany.
4. NIE ZAPOMINAJ o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych i jej aktualizacji przy każdej zmianie dokumentów klubowch.
Zgoda dotycząca przetwarzania danych osobowych w formularzach online już nikogo nie zdziwi. Trzeba jednak pamiętać, że takim samym regulacjom podlegają kluby które prowadzą dokumentację papierową. W tym przypadku konieczne jest pisemne zebranie zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz daty jej uzyskania. Dodatkowo konieczne jest prowadzenie rejestru zmian dokumentacji, wersjonowanie dokumentacji oraz powiadomienie wszystkich których dane przetwarzamy o zmianach jakie zaszły.
Patrząc na powyższe uważamy że prowadzenie dokumentacji w formie papierowej w klubie sportowym to nie lada wyzwanie. Większość z powyższych czynności można zautomatyzować za pomocą systemu https://szybkieskladki.pl/ i w ten sposób oszczędzić bardzo dużo czasu a także zminimalizować ryzyko błędów. Wszystkim klubom, które chcą oszczędzić czas i rozwiązać ten problem polecamy korzystanie z systemu Szybkieskładki, który pozwala na zbieranie wszystkich zgód i przechowywanie ich w bezpieczniejszej formie zgodnie z regulacjami RODO.
