Wszystkie kluby, nawet te posiadające zaangażowanych, zdolnych zawodników i kompetentnych trenerów muszą dbać o stronę administracyjną działalności. Nie jest to zadanie łatwe, ani przyjemne, a w dodatku bardzo często czasochłonne. Jednym z przykładów takich klubów jest IKRTS Józefów, czyli Integracyjny Klub Rozwoju Tenisa Stołowego w Józefowie. Klub odnoszący sukcesy na polu sportowym zdecydował się przejść na wyższy poziom/dynamicznie się rozwijać również  w zakresie organizacyjnym.

W tym artykule opiszemy przykład klubu, który stanął przed zagwostką jak usprawnić prace administracyjne.

Na czym polegały?

Podobnie jak większość klubów w Polsce, IKRTS prowadzony jest przez wolontariuszy, którzy społeczną pracę w klubie wykonują niejako ‘po godzinach’. Oznacza to, że ilość czasu poświęcana na pracę w klubie jest mocno ograniczona. Klub finansowany jest w dużej części ze składek od zawodników czy ich rodziców. Wiąże się to z koniecznością regularnego weryfikowania wpłat, odnotowywania kto nie dokonał wpłaty i kontaktowaniem się z tym zawodnikiem. Chyba każdy, kto pracował w klubie potwierdzi jak żmudne i pracochłonne jest to zadanie.

Wpłaty realizowane za pomocą przelewów bankowych wymagały skrupulatnego notowania przez Skarbnika. Najpierw sprawdzał stan konta bankowego, następnie zaznaczał, który zawodnik dokonał wpłaty i księgował ją. Co naturalne, dochodziły do tego telefoniczne ponaglenia. Być może nie byłby to trudny proces, gdyby sytuacja dotyczyły zaledwie kilkunastu osób, jednak przy 50 członkach klubu rzecz zaczęła się nieco komplikować. Skarbnik oraz koordynator w perspektywie miesiąca zajmowali się tym zadaniem min. kilka godzin. Czas było znaleźć inne, dużo efektywniejsze rozwiązanie…

Można prościej i szybciej

Na jednym z zebrań zarządu pojawił się pomysł wdrożenia informatycznego systemu, który samodzielnie monitorowałby wpłaty, na bieżąco je księgował, a nawet wysyłał automatyczne ponaglenia do zawodników, którzy jeszcze nie uregulowali należności. Po analizie dostępnych na rynku rozwiązań wybór padł na Szybkieskladki.pl. Dzięki determinacji wolontariuszy wystarczył miesiąc, aby aplikacja została skutecznie wdrożona w życie. Po przeprowadzonym szkoleniu Skarbnik osobiście zajął się uzupełnianiem danych zawodników, a brakujące informacje zostały zebrane za pomocą wysłanego przez program formularza. Zawodnicy otrzymali własne kody płatności, które były wpisywane w tytuł przelewu, aby samoczynnie przypisały się do zawodnika. Formularz rejestracyjny i wiadomości z przypomnieniem edytowano, aby spełniać wszystkie wymogi klubu.

Mimo obaw dotyczących poprawności działania systemu komunikowania się z zawodnikami bądź ich rodzicami, wszystko zostało wdrożone poprawnie i działa bez zarzutów.

W konsekwencji wprowadzonych przez system SzybkieSkładki zmian, skarbnik posiada wszystkie brakujące dane w jednym miejscu, a przypomnienia o nieuregulowanych płatnościach wysyłane są automatycznie do członków klubu. Okazuje się, że obecnie co miesiąc udaje się wygospodarować kilka godzin więcej na sprawy organizacyjne w klubie, bez konieczności dokonywania ręcznego księgowania wpłat i osobistego informowania zawodników o płatnościach.